Unter Business Process Automation versteht man einen Prozess zur Verwaltung von Informationen, Daten und Prozessen, um Kosten, Ressourcen sowie Investitionen zu reduzieren. Business Process Automation steigert die Produktivität eines Unternehmens mittels der Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse durch Computertechnologie.
Der BPA-Prozess ist darauf ausgerichtet, Softwareanwendungen zu implementieren, sodass routinemäßige Geschäftsaufgaben automatisiert und gleichzeitig eine unternehmensweite Workflow-Effizienz erreicht wird. Business Process Automation konzentriert sich dabei auf eine koordinierte digitale Transformationen, um die Produktivität zu maximieren, Kosten zu minimieren und menschliche Fehler in allen Systemen der Geschäftsumgebung zu reduzieren beziehungsweise zu eliminieren.
Um Geschäftsprozesse aus dem gesamten Unternehmen zu koordinieren und zu integrieren, nutzt Business Process Automation modernste Softwareanwendungen und Computerarchitekturen. BPA umfasst alle Aspekte des Datenmanagements in Unternehmen, von der Kundenbetreuung über die Buchhaltung, den Vertrieb, die Forschung und Entwicklung bis hin zur Beschaffung. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann anspruchsvolle Aufgaben unterstützen oder ersetzen. Zudem können weniger komplexe Aufgaben rationalisiert sowie vollständig automatisiert werden und somit das Onboarding der Mitarbeiter vereinfachen.
Vorteile von Business Process Automation
Der größte Nutzen der Business Process Automation besteht darin, Mitarbeiter zu entlasten. Die richtige Automatisierungslösung kann Arbeitszeit, die benötigt wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, reduzieren. Unabhängig davon, ob es sich um den Versand von E-Mail-Updates oder das Routing digitaler Dateien handelt. Mitarbeiter haben nun die Zeit, sich auf wichtigere Entscheidungen und höhere Prioritäten zu konzentrieren.
Hinzukommend ist ein großer Teil der Fehler bei der Dokumentenverarbeitung benutzergeneriert und entsteht bei der manuellen Dateneingabe. Durch die Automatisierung der Dokumentationsverwaltung ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich, sodass Tippfehler ausgeschlossen werden können. Sobald ein Geschäftsdokument im System erfasst wurde, werden die Informationen automatisch in eine digitale Datenbank übertragen und für die genaue Indexierung und Datenverwaltung verwendet.
Durch Business Process Automation wird Stabilität in den täglichen Prozessen erreicht. Situationen, in denen Verarbeitungsschritte übersehen oder Dokumente verlegt werden, lassen sich vermeiden. Der automatisierte Prozess folgt strengen Richtlinien, die vom Unternehmen individuell festgelegt und erstellt werden. Auch für Kunden bietet Business Automation Vorteile. Tritt ein Kunde mit dem Unternehmen in Kontakt, können seine spezifischen Kontoinformationen innerhalb weniger Sekunden aus der digitalen Datenbank abgerufen werden. Das macht die Interaktion wesentlich benutzerfreundlicher.
Darüber hinaus können Kunden mit Business Process Automation darauf vertrauen, dass ihre sensiblen Daten sicher sind und korrekt verarbeitet werden. Des Weiteren ist aufgrund der Fehlerverringerung und der Verbesserung der Mitarbeitereffizienz oft ein Rückgang der Ausgaben bei gleichzeitig höheren Einnahmen zu verzeichnen.
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