Business Process Automation | B2B

Überblick, Möglichkeiten und Ziele

Business Process Automation oder Automatisierung von Geschäftsprozessen ist grundsätzlich als technikbasierte Automatisierung bestimmter Vorgänge im Unternehmen zu verstehen. Die automatisierten geschäftlichen Prozesse lassen sich für eine Reihe unterschiedlicher Firmenabteilungen und Unternehmensbereiche festlegen und definieren. Die Vorgänge erfüllen jeweils bestimmte Funktionen oder sind Bestandteil eines Ablaufs. Zu den Unternehmensbereichen, die im Zuge der Business Process Automation eine Optimierung erfahren können, gehören etwa Management, Personalabteilung, IT oder Verkauf. Geschäftliche Abläufe beziehungsweise Business Processes werden meist durch eine bestimmte Aktivität ausgelöst. Dies kann etwa das Einreichen einer Abrechnung sein. Diese Aktivität löst einen weiteren Workflow aus.

In diesem Fall schließt der Workflow letztlich mit der Bezahlung der Kosten. Bei der Business Process Automation geht es nicht um die reine Automatisierung als Selbstzweck. Stattdessen ist eine Vereinfachung des Arbeitsablaufes das Ziel. Im Idealfall stellt Business Process Automation eine Strategie dar, mit der sämtliche Arbeitsprozesse im Unternehmen optimiert werden. Die Business Automation kann sowohl Komponente einer übergeordneten Strategie im Business Process Management darstellen oder aber eine eigenständige, davon unabhängige Initiative. In beiden Fällen lässt sich Business Process Automation nutzen, um Abläufe effizienter zu gestalten, die Fehleranfälligkeit zu reduzieren sowie die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten in den Unternehmensprozessen genau zu klären und zu delegieren.

Im Grundsatz verfolgen Unternehmen mit Business Process Automation also das Ziel, den Kosten- und personellen Aufwand zu senken. Die automatisierte Optimierung der Geschäftsprozesse fokussiert sich dabei auf die Restrukturierung der aktuellen Aufgaben und Workflows innerhalb des Unternehmens. Das operationale Geschäft soll mit all seinen Tagesaufgaben eine effizientere Ausgestaltung erfahren.

Maßnahmen für eine gezielte Optimierung

Die Maßnahmen der Business Process Automation sind als fortwährende Aufgabe zu verstehen. Das Ziel der gesteigerten Effizienz bei sinkenden Kosten kann nur durch eine permanente Anpassung und Optimierung der Prozesse erreicht werden. In einigen Fällen ist auch eine vollständige Überholung oder Ersetzung bestimmter Prozesse erforderlich. Hier setzen die Maßnahmen der Business Process Automation an. Dabei sind es nicht die täglichen, operationalen Abläufe selbst, sondern die Durchführung der Prozesse, welche überarbeitet werden.

Einen wichtigen Beitrag bildet die optimale Kommunikation zwischen der IT-Abteilung des Unternehmens und den anderen Geschäftsbereichen. Zur Erleichterung dieser Kommunikation kommen verschiedene Modellierungssprachen oder Spezifikationssprachen zum Einsatz. Dazu gehören beispielsweise BPMN oder BPEL. Vor dem Hintergrund optimierter Kommunikation lassen sich nicht nur die Prozesse beschleunigen, sondern auch die Ausführungszeiten einzelner Abläufe verkürzen. Die Zeitinvestition zur Gewinnung verbesserter Einblicke in Prozesslösungen geht mit langfristigen Mehrwerten einher. Unternehmen können passende Workflows aufbauen, die mittel- und längerfristig die Effizienz erhöhen und zur Kostenersparnis beitragen.

Optimierbare Prozesse

Unter Nutzung der Business Process Automation lassen sich eine ganze Reihe von operationalen Prozessen verschiedener Unternehmensbereiche optimieren. Zwar ist Business Process Automation als übergeordnete Strategie zu verstehen, doch zeigt sie auch in einzelnen Abläufen ihre Stärken. Dazu gehören etwa die Verwaltung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten sowie das Management von Benachrichtigungen per E-Mail. Auch Marketing-Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen oder Social-Media-Maßnahmen lassen sich mit den Mitteln der Business Automation effizienter gestalten. Routine-Aufgaben wie Zahlungserinnerungen, Danksagungen und ähnliches profitieren ebenso von Prozessautomatisierung. Auch die Verwaltung einiger Kommunikationsaufgaben, wie etwa Anfragen von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern lässt sich automatisieren.

Mit der passenden Strategie in die Moderne
Wichtig ist, dass Unternehmen sich klar darüber werden, für welche geschäftlichen Abläufe eine Automatisierung infrage kommt. Bei solchen Fragen steht Ihnen die WCG zur Seite. Gemeinsam erarbeiten wir eine Strategie, welche die zu automatisierenden Bereiche Ihres Unternehmens abbildet und definiert, wie bestehende Workflows angepasst werden können. Auf dieser Basis lassen sich die erforderlichen Maßnahmen abbilden und Konfigurationen vornehmen, um die Prozesse umzugestalten, welche bisher manuell erfolgten. Besonders beliebte Einsatzbereiche für die Business Process Automation sind das Kommunikations- und Kundenmanagement sowie Marketing-Aktivitäten und -Kampagnen.

Chancen und Vorteile der Business Process Automation im Überblick

Einen wichtigen Vorzug automatisierter Prozesse bildet die reduzierte Fehleranfälligkeit. Was manuell von Mitarbeitern erledigt wird, kann grundsätzlich menschlichen Fehlern unterliegen, mit durchdachter Technik lässt sich jedoch die Genauigkeit erhöhen. Weiterhin bietet die Automatisierung die Möglichkeit einer besseren Kontrolle der Prozesse. Diese lassen sich überwachen, tracken und auswerten. Auf Basis der optimierten Datenauswertung können Sie auf wandelnde Anforderungen besser reagieren. In Zeiten sich rasch ändernder Märkte mit divergierenden Herausforderungen ist dies besonders wichtig.

Durch die höhere Produktivität werden Kapazitäten frei, die mehr Raum für wichtige Aufgaben lassen. Auf diese Weise können Sie Ihrem Kerngeschäft mehr Zeit widmen. Sämtliche Mitarbeiter lassen sich effizienter einsetzen. Vorgesetzte und Abteilungsleiter können die wichtigen Prozesse besser im Auge behalten, statt viel Zeit für die Abarbeitung von Anfragen oder Genehmigungen aufzuwenden. Abgerundet werden die Vorteile durch die steigende Mitarbeiterzufriedenheit. Wie aus zahlreichen Studien hervorgeht, profitiert die Zufriedenheit von der Entfaltung der eigenen Fertigkeiten. Durch die Entlastung von zeitaufwändigen und wenig fordernden Routineaufgaben haben Ihre Beschäftigten die Möglichkeit, ihre qualifizierten Fähigkeiten stärker einzubinden.