Projektmanagement:

Erfolgreiche Umsetzung Ihrer Projekte mit der WCG

Projekte und deren Umsetzung sind ein wesentlicher Eckpfeiler der betrieblichen Zielerreichung. Gerade in Zeiten wachsender Konkurrenz in der modernen Arbeitswelt nimmt der Stellenwert der Projektarbeit im Team immer weiter zu. Ein durchdachtes Projektmanagement trägt dazu bei, die Projekte reibungslos und zielorientiert zu gestalten. Im Projektmanagement geht es um eine Abstimmung der Aktivitäten und Maßnahmen im Sinne der zeitnahen Umsetzung anstehender Aufgaben. Mit ihrer Erfahrung und Expertise unterstützt die WCGSie bei der Planung, Umsetzung und Kontrolle effizienter Projektarbeit, sodass Sie Ihre Unternehmensziele erreichen können.

Guido Brock Organisation, Consultant E-Mail schreibeng.brock@wcg.de
''Gemeinsam mit Ihnen richte ich Ihre Organisation so aus, dass Sie zu Ihnen, Ihren Bedürfnissen und den Herausforderungen passt. Ziel ist es nicht Mega-Trends wie New Work zu aus Imagegründen zu folgen, sondern Klarheit in Struktur, Rollen, Schnittstellen und Prozessen zu schaffen."
WCG

Projektmanagement: Definitorische Ansätze und Überblick

Als Oberbegriff beschreibt das Projektmanagement sämtliche Maßnahmen sowie Arbeitsschritte, die zur effizienten Bewältigung eines Projekts oder einer komplexen Aufgabe beitragen. Eines der kennzeichnenden Merkmale ist die Einzigartigkeit des Projekts.

Das Definitionskriterium der Einmaligkeit umfasst auch die einzigartigen Bedingungen, unter denen die Projektarbeit stattfindet. Das Management dieser einmaligen Projekte umfasst die zentralen Schritte der Definition, Realisation und des Projektabschlusses.

Des Weiteren gehören klare und präzise Rollenverteilungen, sowie die Delegation der Aufgaben zu den Herausforderungen des Projektmanagements.

Ebenso spielt die fortlaufende Kommunikation der Teammitglieder und anderer am Projekt Beteiligter eine wichtige Rolle. Unterstützung und Erleichterung erhalten Projektmanager beispielsweise in Form von Projektmanagement-Tools und Softwarelösungen oder durch die Beratung fachkundiger externer Dienstleister.

Projektmanagement und seine Voraussetzungen

Als wesentliche Grundbedingung erfolgreich umgesetzter Projekte gilt eine klare und eindeutige Projektziel-Definition. In diesem Zusammenhang spielt im Projektmanagement die sogenannte SMART-Methode eine wesentliche Rolle. Die Abkürzung SMART beinhaltet die Anfangsbuchstaben der Zieleigenschaften. Die Ziele sollen spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch sowie terminiert sein. Projekte scheitern oftmals an einer mangelhaft durchdachten Festlegung der Ziele. In einigen Fällen sind diese beispielsweise nicht realistisch oder erreichbar.

Die Berücksichtigung der SMART-Methode unterstützt alle Projekt-Beteiligten dabei, Lösungen für das auf diese Weise spezifizierte Ziel zu finden. Anschließend lassen sich die Maßnahmen im Hinblick auf ihren Erfolg kontrollieren.

Eine weitere zentrale Erfolgsbedingung ist eine sinnvolle Strukturierung der Aufgabenverteilung. Nach der Delegation der Aufgaben ist es im Sinne gelingender Kooperation wichtig, für fortlaufende Kommunikation und Rückmeldung zu sorgen.

Da einige Projekte aufgrund interner Konflikte Verzögerungen erfahren oder scheitern, ist auch ein wirksames Konfliktmanagement bedeutsam. Bereits im Vorfeld lassen sich einige mögliche Konflikte sowie Hindernisse erkennen und vermeiden. Eine besondere Bedeutung kommt der Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern und Führungsebene zu. Fortlaufende Rücksprache mit dem Unternehmens-Management sichert die Unterstützung des Teams. Dies ist auch im Sinne der hinreichenden Versorgung mit Ressourcen (beispielsweise Informationen, Daten oder technische Infrastruktur) von Bedeutung.

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Gründe für die Etablierung des Projektmanagements im Unternehmen

Ein umfassendes Projektmanagement geht mit einem gewissen Aufwand an Planung und Koordination einher. Der anschließende Ablauf des Projekts in all seinen Schritten gestaltet sich jedoch damit effizienter und reibungsloser. Daher ist es lohnenswert, Zeit und Aufwand zu investieren oder die Expertise eines Projekt-Beraters zu nutzen. Die Anfangskosten machen sich im Zuge der Projektplanung, der Realisation und bei allen folgenden Schritten bezahlt. Nur mit ausgeklügeltem Projektmanagement definieren Sie die richtigen Ziele, steigen motiviert in die Realisation ein und wissen, auf welche Erfolgsfaktoren es dabei ankommt.

Weiterhin steigt mit Projektmanagement die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Abweichungen vom Projektplan hinreichend früh erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten können. Mit einem gut kommunizierten Projektmanagement nimmt ebenso die Motivation der Teammitglieder zu und die Identifikation mit dem Projekt wächst.

Eine geplante Projektrealisation trägt dazu bei, Fristen und Termine intern und extern einzuhalten. Das Projekt lässt sich schließlich im Idealfall unter Zeit- und Kostenersparnis im Sinne der Unternehmensziele umsetzen.

Formen und Phasen des Projektmanagements

Es lassen sich verschiedene Formen des Projektmanagements unterschieden, die als Grundformen meist in variierter Form auftreten oder in der Umsetzung ineinander übergehen. In sämtlichen Formen geht es darum, die zeitlich befristeten Projekte in eine bestehende und dauerhafte Organisationsstruktur einzubetten. Grundsätzlich zu unterscheiden sind die Stab-Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die reine Projektorganisation.

Bei der Wahl der Form des Projektmanagements sind verschiedene Kriterien zu berücksichtigen, denn in Abhängigkeit der jeweiligen Herausforderungen zeigen die Management-Formen verschiedene Vor- und Nachteile. Manchmal bietet es sich an, sich klar für eine der Management-Formen zu entscheiden, jedoch lassen sich die Ansätze auch miteinander kombinieren, um eine bestmögliche Projekt-Realisation erreichen zu können.

Die Stab-Projektorganisation

Bei der Stab-Projektorganisation übernimmt die Projektleitung als Führungsstab koordinierende Aufgaben. Hierbei ist ihr jedoch keine besondere Weisungsbefugnis oder Entscheidungshoheit gegeben. Somit bleibt bei dieser Projektorganisation die Linienstruktur des Unternehmens unangetastet.
Zeitlich und organisatorisch gesehen, eignet sich die Stab-Projektorganisation mehr für kleinere Projekte und Nebenprojekte mit geringeren Herausforderungen und geringerem Zeitdruck.

Die Matrix-Projektorganisation

Die Matrix-Projektorganisation stellt eine Art Mischform dar. Hierbei kommt es zu einer klaren Aufteilung der Kompetenzen zwischen der Projektleitung und der Unternehmensführung, wobei die Projekt-Teams der Projektleitung fachlich unterstellt sind und sie disziplinarisch der Abteilungsleitung oder dem jeweiligen Vorgesetzten unterstellt sind.

Im Gegensatz zur Stab-Projektorganisation eignet sich diese Form der Projektorganisation für mittlere bzw. große Projektumfänge unter Einsatz komplexerer Technologie.

Die reine Projektorganisation

In der reinen Projektorganisation arbeiten die Teams und Projekt-Beteiligten sowohl unter fachlicher, als auch disziplinarischer Führung durch die Projektleitung. Sie arbeiten damit ausschließlich für das Projekt und sind aus ihren sonstigen und bisherigen Abteilungen für die Projektdauer herausgelöst.

Ebenso wie die Matrix-Projektorganisation ist die reine Projektorganisation für mittlere bzw. große Projektumfänge unter Einsatz komplexerer Technologie geeignet.

Projektmanagement-Unterstützung mit der WCG

Die Herausforderungen des Projektmanagements können je nach Art und Umfang des Projekts die internen Kapazitäten übersteigen. Ein kompetenter Unternehmensberater unterstützt Sie auf sämtlichen Schritten von der Festlegung der Ziele über die Realisation bis zum Projektcontrolling. Die WCGverfügt über umfassende Erfahrung in der Gestaltung und Begleitung von Projektmanagement-Aufgaben in verschiedenen Branchen.

Im ersten Schritt unterstützen wir Sie in der Auswahl realistischer und umsetzbarer Ziele, analysieren die Ausgangsbedingungen und definieren die ersten Planungsschritte. In der Phase der Projektrealisation begleiten wir Sie bei der Bildung, Steuerung und Koordination der Projekt-Teams. Nach der Projektrealisation steht das Projektcontrolling an, in dem die Ergebnisse zu dokumentieren sind. Nach der Qualitätsmanagement-Überprüfung können die Projektergebnisse abgenommen und veröffentlicht werden.