Interne Kommunikation neu denken - digital und sozial

Die digitale Revolution hat in den letzten Jahren die Art und Weise radikal verändert, mit der wir privat kommunizieren. Aber auch in Unternehmen verändert die Digitalisierung die Prozesse nach außen und auch nach innen - und das bedeutet natürlich auch eine veränderte Form der Kommunikation.
Natürlich müssen Unternehmen ihr Augenmerk aber nicht nur auf Komfort, sondern auch auf Sicherheit legen. In diesem Überblick geht es um Formen und Veränderungen der internen Unternehmenskommunikation im digitalen Zeitalter.

Der Faktor Mensch - das Digitale vom Sozialen her denken

Unabhängig von der Form der Kommunikation haben sich in den letzten Jahren auch die Ansprüche der Mitarbeiter verändert. Key Player in Unternehmen durch eine gelungene Kommunikation jeden Tag aufs Neue zu begeistern, das gehört für moderne Unternehmen zu den größten Herausforderungen.
Das Schlüsselwort hierzu - und die Schnittstelle zum Digitalen - liegt in der Work-Life-Balance. Wenn nicht mehr alle Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche im Büro verbringen möchten oder es schlichtweg sinnvoller ist, dass sie vom Arbeitsplatz 4.0 aus arbeiten, dann muss sich auch die Kommunikation verändern.
Klassische Methoden des Austauschs von Erfahrungen und Wissen wie sie in den letzten Jahrzehnten an Schreibtischen und Konferenzräumen erfolgten, sind so womöglich einfach nicht mehr umsetzbar.
Eine der Brückenlösungen für genau diesen Wegfall ist das Social Intranet. Diese Softwareplattform erlaubt es Mitarbeitern Informationen untereinander initiativ auszutauschen und das in einem gewohnten Umfeld. Denn das Social Intranet bietet die gleichen Chancen in Bezug auf Informationsaustausch und Identitätsbildung, die auch die sozialen Netzwerke bieten. Durch den veränderten Kontext im teilöffentlichen Raum stellen Unternehmen aber sicher, dass die Kommunikation ausschließlich intern verläuft und vertrauliche Informationen auch vertraulich bleiben.
Als einer der größten Vorteile eines Social Intranets gilt die Unabhängigkeit vom Standort. Denn Mitarbeiter können von zuhause aus genau so an den Kommunikationen und Prozessen teilhaben wie in Gesprächen von Schreibtisch zu Schreibtisch. Anders als die zielgerichtete Kommunikation in Messenger Apps finden Prozesse im Social Intranet inklusiver statt, so dass es leichter wird, Abteilungen untereinander zu vernetzen und neue Mitarbeiter einzubinden.
Zudem bietet das Social Intranet eine Chance, den Kommunikationsverkehr im Unternehmen zu beschleunigen, indem förmliche und langsame Methoden wie abteilungsübergreifende E-Mails reduziert und entschlackt werden.
Der Informationsfluss verläuft dabei anders als im "klassischen" Intranet nicht mehr unidirektional, sondern die Kommunikation erfolgt frei und kollaborativ. Mitarbeiter haben dadurch mehr Chancen, sich selbst zu verwirklichen und ihre Ideen untereinander abzusprechen.
Das soll natürlich die Kommunikation über das Intranet nicht gänzlich ersetzen, aber gerade in Unternehmen mit hoher fachlicher Qualifikation des Personals ist das Social Intranet eine valide Alternative, eben nicht nur aufgrund der technischen Funktionalität, sondern auch aufgrund der sozial-persönlichen Komponenten.
Technisch ist die Funktionalität einer Social-Intranet-Anwendung schnell erklärt, denn Blog-Funktionen, Nachrichten, Gruppen, Beiträge und Suchfunktionen, all das erinnert nicht zufällig an Facebook und Co. Eine gesonderte Einarbeitung für diese soziale Schnittstelle im Digital Workplace ist somit hinfällig.

Technische Voraussetzungen für Mitarbeiter-Apps

Ob nun aber Social Intranet oder dedizierte Messenger Apps, Anwendungen in Unternehmen sind an besondere Herausforderungen gebunden. Die Sicherheit steht hierbei natürlich an oberster Stelle, denn sämtliche Gespräche, die über eine App erfolgen, müssen intern bleiben.
Die zweite Voraussetzung ist die Zugänglichkeit. Um Accessibility von einer Vielzahl von Geräten und Szenarien heraus zu gewährleisten, müssen Apps auf Smartphones und Desktop PCs gleichermaßen funktionieren. Diese Dualität aus App und Web App beschleunigt die Kommunikation enorm und ermöglicht einen unkomplizierten Zugang zu all den Vorteilen, die Mitarbeiter-Apps bieten - von sozialen Interaktionen bis hin zum schnellen Überblick über den Gesprächsverlauf oder der Verlinkung.
Damit Konsum und Zugang zu den gewünschten Informationen aber in den widersprüchlichen Punkten Sicherheit und Zugänglichkeit zusammenkommen können, müssen Unternehmen stark auf VPN-Lösungen setzen.
Flexibiliät und Work-Life-Balance bedeuten eben auch, dass Mitarbeiter in vielen Unternehmen oft Zugriff auf Informationen benötigen, wenn sie nicht am Schreibtisch sitzen. VPNs verbinden die soziale und technische Komponente der Kommunikation, indem sie es Usern erlauben, auch dann auf Informationen zuzugreifen, wenn sie nur das private Smartphone parat haben. Zumindest wenn dieses Szenario vom Arbeitgeber gewünscht ist.

Gute PR beginnt bei den eigenen Mitarbeitern

Öffentlichkeitsarbeit ist mehr als einfach nur die Kommunikation nach außen. Die digitale Revolution, die Relevanz der Mitarbeiterbewertungen und die Vereinfachung und Beschleunigung durch digitale Prozesse verändern die digitale Kommunikation in ganz unterschiedlichen Bereichen.
Klassische Kommunikationsmethoden einfach nur zu digitalisieren und sich alleine auf sichere Messenger oder E-Mails über den betriebsinternen Server zu verlassen, wird dem Mindset von Fachkräften einer jungen, dynamischen Generation schlichtweg nicht mehr gerecht.
Öffnung, Flexibilität und Miteinander fließen in alle Bereiche eines Unternehmens ein, um diese aber adäquat umzusetzen, fangen alle Veränderungen bei der Kommunikation an. Denn wie eine Unternehmenskultur definiert ist und wie sie in der Praxis umgesetzt wird, kann nur über die richtigen Kommunikationswege definiert werden.
Deswegen sollten Unternehmen interne Kommunikation nicht nur als Nachgedanken verstehen, sondern als Schlüsselfaktor zum Erfolg.

2019-12-11
Welke Consulting Gruppe
  • Lea HeuchtkötterLea HeuchtkötterHead of Strategic MarketingWelke Consulting Gruppe
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