Kanban

Verbesserung des Workflows zu Gunsten der Produktivität

Kanban ist Teil des Lean-Management-Ansatzes und orientiert sich an der Kundennachfrage. Zentrale Ziele des Ansatzes sind die Verbesserung des Workflows, sowie die Steigerung der Qualität und Produktivität.

Durch die Visualisierung der Arbeitsschritte durch das sogenannte Kanban-Board, soll die Zusammenarbeit im Team koordiniert werden und gleichzeitig der bestehende Prozess in kleinen Schritten stetig verbessert werden. Durch die vielen kleinen Schritte sinkt das Risiko jeder einzelnen Maßnahme.

Historie:

Kanban ist Teil des Toyota-Produktionssystems. Als Toyota die „Just-in-time“-Produktion einführte, musste die Produktion an der Kundennachfrage ausgerichtet werden. Damit nicht Unmengen an Materialien eingelagert werden mussten, sollte der Materialfluss durch die sogenannte Pull-Methode optimiert werden. Zentraler Ansatz der Pull-Methode ist, dass die Aufgaben nicht im Voraus verteilt werden, sondern die Mitarbeiter sich eigenständig neue Aufgaben „holen“, sobald sie nicht mehr beschäftigt sind. Dadurch konnte ein beständiger Workflow gesichert werden, der maximale Effizienz und eine Minimierung von unnötigen Lagerbeständen garantierte – und dadurch auch deutlich geringere Produktionskosten sicherstellte.

Wie funktioniert Kanban?

Zentrales Element der praktischen Umsetzung von Kanban ist das Kanban-Board. Es dient der Visualisierung der Arbeitsschritte und gibt dadurch einen Überblick über das Projekt.

Das Kanban-board besteht in seiner Grundform aus drei Spalten: Offen, in Arbeit, Erledigt. Ein Projekt wird nun in verschiedene Aufgaben unterteilt, die erledigt werden müssen und nacheinander abgearbeitet werden. Sobald ein Mitarbeiter eine Aufgabe bearbeitet hat und dementsprechend wieder freie Kapazitäten hat, holt er sich eine neue Aufgabe aus der „offenen“ Spalte des Boards. Durch die selbstorganisierte Arbeit bleibt ein stetiger Workflow erhalten.

Vorteile und Nachteile des Kanban-Ansatzes:

Die Idee des Ansatzes ist, die Produktivität durch eine Verbesserung des Workflows nachhaltig zu verbessern. Im Idealfall entsteht durch das Kanban-Board ein gleichmäßiger Workflow, da sich die Mitarbeiter durch ihr selbstorganisiertes Arbeiten immer dann eine neue Aufgabe abholen, wenn sie wieder freie Kapazitäten haben.

Das Kanban-Board soll einen Überblick über die noch zu erledigenden und bereits fertiggestellten Aufgaben geben. Da das Board für jeden zugänglich ist, garantiert es maximale Transparenz. Das wiederrum sorgt für Motivation und Eigeninitiative der Mitarbeiter, weil sie nicht nur Dinge erledigen müssen, die ihnen zugeteilt wurden, sondern selbstorganisiert arbeiten können.

Ein weiterer Aspekt ist, dass der Kanban-Ansatz vorsieht, dass sich das Team regelmäßig austauscht und Feedback zu Dingen gibt, die gut funktioniert haben und die  noch verbessert werden müssen. Dadurch kann die Zusammenarbeit im Team und die Koordination der Projekte durch das Kanban-Board stetig verbessert werden.

Das Kanban-Board basiert auf einem sehr einfachen Prinzip. Dadurch lässt es sich auch ohne Probleme digitalisieren. Dank einer Vielzahl an Online-Tools, die die Idee des Kanban-Boards auf digitale Weise umsetzen, lässt es sich ohne Probleme von verschiedensten Orten abrufen und bearbeiten. Das gewinnt insbesondere in Zeiten von New Work immer mehr an Bedeutung, da man in vielen Bereichen nicht mehr ortsgebunden arbeiten muss, sondern den aktuellen Stand des Projekts, sowie neue To-Dos auch vom Home-Office aus abrufen und bearbeiten kann.

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