Geschäftsprozessoptimierung:

Zukunftssicher mit kompetenter Unterstützung

Geschäftsprozessoptimierung (GPO) umfasst sämtliche Maßnahmen zur fortwährenden Verbesserung dieser Prozesse. Im Sinne der Zukunftsfähigkeit sind bestehende Geschäftsprozesse ständig zu analysieren und auf ihre aktuelle Leistungsfähigkeit zu überprüfen. Gerade, wenn Sie Verantwortung für ein etabliertes Unternehmen haben, können Sie von einer durchdachten Analyse des gegenwärtigen Geschäftsmodells und seiner Prozesse profitieren. Auf Basis dieser Analyse können unsere Experten von der WCGOptimierungspotential offenlegen und Sie dabei begleiten, den Geschäftsprozess zu optimieren.

Knut Paulsen Geschäftsführer Business, Partner +49 (0) 271 3135-103 E-Mail schreibenk.paulsen@wcg.de
"Als Sparringspartner decke ich gemeinsam mit Ihnen Ihre Stärken und Schwächen auf und erarbeite mit Ihnen den Weg, der Sie zur nachhaltigen Erreichung Ihrer Unternehmensziele führt!"
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Ursachen: wann es wichtig ist, den Geschäftsprozess zu optimieren

In Zeiten zunehmender Konkurrenz wird es für Sie und Ihr Unternehmen immer schwieriger, sich in der schnelllebigen Geschäftswelt zu behaupten. Sie sehen sich mit neuen Herausforderungen konfrontiert, von denen Digitalisierung und intensiverer Wettbewerb nur einige sind. Ebenso werden Kunden in unterschiedlichen Branchen anspruchsvoller. Die Anforderungen verändern sich. Begleitet werden diese Entwicklungen von einer Verknappung vieler Ressourcen.

Diese und andere Anforderungen verlangen zumindest nach einer umfassenden Analyse der gegenwärtigen Geschäftsprozesse. Eine solche Überprüfung legt offen, welchen Geschäftsprozess Sie optimieren müssen, sodass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleibt.

Um die wachsenden Herausforderungen zu meistern, kann eine Prozessoptimierung durchgeführt werden. Diese umfasst häufig eine Abkehr von bisherigen, strukturellen Denkmustern und von einer Neuausrichtung der bisher hierarchischen Verantwortlichkeiten und Funktionen.

Wann ein Geschäftsprozess zu optimieren ist, wird unter anderem anhand der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen deutlich. Je nach Branche, Unternehmen und Geschäftsfeld können dies verschiedenartige Indikatoren sein, beispielsweise Prozesskosten, Fehlerquoten oder Durchlaufzeiten. Spätestens, wenn Sie eine Verschlechterung dieser und anderer Kennzahlen gegenüber der Konkurrenz feststellen, ist es Zeit, den Geschäftsprozess zu optimieren.

Ziele der Geschäftsprozessoptimierung

Übergeordnete Unternehmensziele wie Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit sind das Resultat eines optimalen Zusammenwirkens zahlreicher Geschäftsprozesse. Die konkreten Ziele der Optimierung der Geschäftsprozesse dienen dazu, zur Erreichung der unternehmerischen Gesamtziele beizutragen.

Im Fokus der Aufmerksamkeit stehen hierbei Organisation, sowie Ablauf der Prozesse. Dies geschieht vor dem Hintergrund der Überlegung, dass gerade die Geschäftsprozesse einen direkten und starken Einfluss auf Qualität und Kosten eines Produkts (ob Ware oder Dienstleistung) haben. Am Ende der GPO stehen entsprechend eine Verbesserung der Leistung des Produkts, sowie eine Optimierung der Kosten. Auch die Reduktion der Durchlaufzeiten ist ein Grund, den Geschäftsprozess zu optimieren.

Weiterhin wird das Ziel einer verbesserten Flexibilität der Organisation immer wichtiger. Die Prozesse sollen weiterhin bei allen Mitarbeitern und Beteiligten zu einer Identifikation mit den Zielen, der Kultur und Zuständigkeiten beitragen. Hierbei spielen das Bewusstsein für die Verantwortung sowie für die Ergebnisse eine wesentliche Rolle.

Zur Erreichung dieser Ziele kommen unter anderem Maßnahmen der Standardisierung zum Einsatz. Strukturierte und standardisierte Geschäftsprozesse tragen dazu bei, dass die Abläufe transparenter und weniger fehleranfällig sind. Am Ende der Geschäftsprozessoptimierung sind sämtliche Prozesse weiterhin überschaubarer und haben eine schlankere Struktur. Jede Prozesstätigkeit soll in bestmöglichem Maße zur direkten oder indirekten Wertschöpfung im Unternehmen beitragen.

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Ein möglicher Ansatz: das Business-Process-Reengineering

Das Business-Process-Reengineering (BPR) ist ein Ansatz der Optimierung der Geschäftsprozesse, der begrifflich auf Henry Johannsson zurückzuführen ist. Eine wichtige Buchveröffentlichung in diesem Zusammenhang ist Johanssons "Business Process Reengineering: Breakpoint Strategies for Market Dominance". Geprägt würde dieser Ansatz auch von den Wirtschaftswissenschaftlern James Champy und Michael Hammer.

Das BPR verfolgt das Ziel der Optimierung zahlreicher betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Dazu gehören Kosten, Qualität, Service und Durchlaufzeiten. BPR-Ansätze legen besonderen Wert auf die Veränderung bestehender Mentalität im Unternehmen. Das gesamte Denken und Handeln der Belegschaft ist auf die Umgestaltung der Prozesse abzustimmen. Das BPR lässt sich in vier Kernprinzipien untergliedern. Die englischsprachigen Begriffe finden auch im Deutschen Anwendung.

Renewing

Darunter ist eine umfassende Schulung Ihrer Mitarbeiter zu verstehen. Beschäftigte werden fit für die Erneuerungsprozesse gemacht. Dabei erhalten sie das erforderliche Wissen und erlernen die Fähigkeiten und Fertigkeiten, um die neuen Prozesse zu meistern. Ein wichtiger Faktor im Renewing ist auch die Identifikation der Mitarbeiter mit den optimierten Geschäftsprozessen. Im Fokus steht hierbei die Motivation der Belegschaft.

Revitalizing

Dieser Begriff bezeichnet die effizientere Ausgestaltung der einzelnen Schritte. Sowohl die Produktion als auch die Unternehmensführung können von der Neugestaltung der Prozesse in Form höherer Effizienzprofitieren.

Reframing

Hierbei geht es um die Schaffung eines neuen Rahmens für Denk- und Verhaltensmuster. Im Zuge des Reframings können Teile der Firmenphilosophie überdacht werden. Veraltete oder ineffizient gewordene Strukturen oder Hierarchien sind zu analysieren und zu hinterfragen. Am Ende des Reframings sollten Unternehmensführung und Mitarbeiter motiviert sein, neue Visionen und mehr Entschlusskraft zu entwickeln.

Restructuring

Die Umstrukturierung beinhaltet eine neue Ausrichtung von Teams, Produktionsstandorten oder Arbeitsstätten. Beim Restructuring geht es darum, die einzelnen Aktivitäten und Arbeitsschritte an den Standorten und in den Abteilungen produktiver werden zu lassen. Bei der Umstrukturierung Ihrer Arbeitsprozesse können Sie bisher ungenutzte Kapazitäten identifizieren.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Ein weiterer wesentlicher Ansatz den Geschäftsprozess zu optimieren, ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Dieser hat seine Wurzeln in dem japanischen Management-Ansatz des Kaizen (aus dem Japanischen: kai (Wandel) zen (zum Besseren)), welcher insbesondere aus der automobilen Massenfertigung des Herstellers Toyota bekannt ist.

Im Fokus der kontinuierlichen Verbesserung steht die inkrementelle Optimierung der Prozesse durch zahlreiche kleine Schritte. Die Mitarbeiter arbeiten hierbei typischerweise in kleinen Teams, die sich um einen jeweils zugewiesenen Bereich kümmern. Das Konzept des KVP ist vornehmlich im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement wichtig.

Realisierung des KVP-Ansatzes

Wie man vom Planen zur Umsetzung gelangt.

Der KVP-Ansatz lässt sich auf verschiedenartige Weise realisieren, um den Geschäftsprozess zu optimieren. Gemeinsam ist den verschiedenen Ansätzen die Erfassung des Soll- und des Ist-Zustandes eines Prozesses, Systems oder Produkts. Gegenwärtige Probleme sind zu analysieren, anschließend in einem weiteren Schritt zu bewerten und schließlich strukturiert anzugehen. Sind die Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt, folgt eine Kontrolle der Erfolge. Infolgedessen kann der Prozess erneut beginnen. Somit ist der KVP-Ansatz als Zyklus zu verstehen. Weite Verbreitung hat in der Praxis der PDCA-Zyklus oder Demingkreis. Dieser besteht aus den Komponenten"Plan", "Do", "Check" und "Act". Gemeint ist ein Kreislauf aus Planen, Handeln, Kontrolle und Umsetzung, an dessen Ende optimale Ergebnisse stehen.

Mischformen aus beiden Ansätzen

Wenn es darum geht den Geschäftsprozess zu optimieren...

...sind auch Mischformen aus BPR und KVP denkbar. So ist es vorstellbar, dass zunächst im Zusammenhang mit dem BPR sämtliche Unternehmensprozesse neu strukturiert werden. Anschließend kommt es zum Praxistest der neuen Strukturen. Dabei überprüfen Verantwortliche und Mitarbeiter die neuen Prozesse im Unternehmensalltag. Durch das Einfließen der Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge der Belegschaft kommt es zu einer erneuten Überprüfung und damit zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der neuen Prozesse.

Geschäftsprozess optimieren mit der WCG

Den Geschäftsprozess zu optimieren, verlangt nach großem zeitlichem Aufwand. Ebenso sind Expertise und Erfahrung in diesem Gebiet gefragt. Als Verantwortlicher in einem mittelständischen Unternehmen verfügen Sie möglicherweise nicht über die Kapazitäten oder das Personal, die anspruchsvolle Aufgabe der Geschäftsprozessoptimierung selbst zu meistern.

An dieser Stelle kommt Ihnen die WCGmit umfassenden Beratungsleistungen entgegen. Gerne analysieren wir Ihre aktuellen Geschäftsprozesse und identifizieren Ihr individuelles Optimierungspotential. Wir bieten Ihnen Unterstützung durch detaillierte Analysen und begleiten Sie durch sämtliche Schritte in der kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse.