In 5 Schritten zur Prozessdigitalisierung

Schritt 1: Analyse der bestehenden Prozesse

Schritt eins zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung ist die detaillierte Analyse der bestehenden analogen Prozesse, um sich einen Überblick des Status quo zu verschaffen. Welche Art von Prozessen gibt es? Wie sind diese aufgebaut? Gibt es vielleicht schon digitalisierte oder (teil-) automatisierte Prozesse?  

 

Schritt 2: Identifikation von digitalisierungsfähigen Prozessen und Definition der KPIs

Im nächsten Schritt gilt es die Prozesse zu identifizieren, die digitalisierbar sind und diese anschließend zu priorisieren.  

Ein Beispiel aus der Verwaltung und Buchhaltung: Hier können Themen wie Lieferscheine oder das Dokumentenmanagement allgemein digital abgebildet werden.  

Hilfreich zur Priorisierung kann es sein, sich schon jetzt Gedanken darüber zu machen, wie groß der Nutzen der Prozessdigitalisierung jedes einzelnen Prozesses sein wird. Das können z.B. die Kosteneinsparungen sein, die durch die Automation möglich werden oder auch die Investitionen und der Aufwand zur Prozessdigitalisierung. 

Abhängig vom Digitalisierungsziel – z.B. Reduzierung des Kostendrucks oder Effizienzsteigerung – sollten Sie spezifische KPIs definieren, anhand derer Sie den Erfolg der Prozessdigitalisierung überprüfen können und so in späteren Schritten ggf. Optimierungen einleiten können.  

 

Schritt 3: Auswahl der passenden Lösung zur Automatisierung oder Teilautomatisierung  

Um die Prozessdigitalisierung umzusetzen, müssen passende Tools und Softwares implementiert werden. Die Auswahl dieser kann dabei manchmal gar nicht so einfach sein – schließlich gibt es eine ganze Reihe von verschiedenen Tools, die auf den ersten Blick sehr ähnlich erscheinen.  

Um so pragmatisch wie möglich an die Aufgabe heranzugehen, kann es helfen, erstmal im Unternehmen selbst zu schauen, ob eventuell schon Softwares und Tools genutzt werden, die auch für die Prozessdigitalisierung eingesetzt werden können. 

Falls dies nicht der Fall sein sollte, können Sie auch von den Erfahrungswerten anderer profitieren, anstatt sich durch zahlreiche Tools zu probieren. Hören Sie sich doch mal in Ihren Netzwerken um, ob jemand einen ähnlichen Prozess digitalisiert hat, welches Tool für die Umsetzung genutzt wurde und welche Erfahrungen mit dem Tool gemacht wurden. 

Ansonsten können Sie auf gängige Methoden zur Evaluation der Tools zurückgreifen: Einfach eine Excel-Liste anfertigen, in der Sie bis zu zehn Tools festhalten, die in die engere Auswahl kommen könnten. Zusätzlich dazu notieren Sie zu jedem Tool die Funktionen und prüfen Ihre individuellen Anforderungen dagegen.  

 

Schritt 4: Kommunikation der Changes und Implementierung

Jeder Change muss im Unternehmen verankert werden, um nachhaltig erfolgreich sein zu können. Daher gilt es, alle relevanten bzw. vom Change betroffenen Mitarbeitenden vom „WARUM“ des Changes zu überzeugen und ihnen die neuen Möglichkeiten durch die Prozessdigitalisierung aufzuzeigen.  

Erfolgsfaktor sind letztendlich die Menschen, die tagtäglich mit den neuen Tools arbeiten und so Optimierungspotenziale identifizieren können. Daher gilt es, Ihre Mitarbeitenden gut in die Tools einzuarbeiten, ihnen Unterstützung in Form von individuellen Schulungen etc. zu bieten und so sicherzustellen, dass alle die Veränderung mittragen.  

 

Schritt 5: Erfolgsüberprüfung anhand der KPIs, sowie laufende Optimierung 

Im letzten Schritt kann anhand der vorher definierten KPIs geprüft werden, ob und wie gut der Change das Ziel erfüllt. So können Optimierungspotenziale laufend identifiziert und umgesetzt werden, um mit dem Wettbewerb mithalten zu können und so am Puls der Zeit zu bleiben.