Organisationsstruktur eines Unternehmens:

Modelle, Möglichkeiten und Optimierung

Die Organisationsstruktur eines Unternehmens beschreibt die Gesamtheit der Regelungen und Verteilung der Kompetenzen zur Erreichung der Unternehmensziele. Die optimale Organisationsstruktur eines Unternehmens ist vor dem Hintergrund der Unternehmensstrategie und der Situation des Unternehmens zu beurteilen. Mit einer durchdachten Organisationsstruktur bleibt Ihr Unternehmen agil und handlungsfähig. Sie können schneller auf rasche Änderungen und veränderte Marktbedingungen reagieren.

  • Organisations- und PersonalberaterCarsten Arns Organisations- und Personalberater E-Mail schreibenc.arns@wcg.de

    Carsten Arns hat in über 20 Jahren Berufserfahrung internationale Unternehmen als HR Verantwortlicher bei der Integration des strategischen HRs, des Projekt Managements und des Change Managements begleitet.  

    Seine Schwerpunkte liegen auf den Bereichen der Organisations- und Personalentwicklung, des Human Resources und des Change Managements. 

    Gemeinsam mit seinen Kunden erarbeitet er ganzheitliche Organisationsstrategien, die nachhaltig die Rentabilität ihres Unternehmens steigern.

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WAS IST EINE ORGANISATIONSSTRUKTUR?

Die Organisationsstruktur steht für ein System der horizontalen und vertikalen Gliederung der Aufgaben und Kompetenzen als Handlungsrahmen in einer Organisation. Sie gliedert damit die gemeinsame (arbeitsteilige) Erfüllung der operationalen und strategischen Aufgaben eines Unternehmens. Vertikal betrachtet umfasst die Organisationsstruktur in erster Linie die Delegation der Aufgaben auf verschiedene Unternehmensebenen. Horizontal geht es um die spezielle Ausrichtung der Organisationsbereiche durch unterschiedlich verteilte Kompetenzen.

Typischerweise gibt die Spezialisierung der obersten Ebene der Organisations-Hierarchie das globale Organisationskonzept vor. Die Gliederung der nachgelagerten Hierarchieebenen bestimmt die Struktur der Teilbereiche der Organisation, die für den Reibungsablauf sämtlicher Prozesse von großer Bedeutung ist. Die Wahl des Organisationsmodells, sowie die konkrete Ausgestaltung der Organisation hängt von mehreren Faktoren ab, darunter unter anderem die Unternehmensgröße, die Branche und die Umweltbedingungen.

ZIELE DER DURCHDACHTEN ORGANISATIONSSTRUKTUR

Die Organisationsstruktur ist darauf ausgerichtet, zur Erreichung der festgelegten Unternehmensziele bestmöglich beizutragen. Eine gewählte Organisationsform lässt sich vor dem Hintergrund strategischer Ziele und spezifischer Umweltfaktoren beurteilen. Die Beurteilungskriterien sind in Bezug auf diese Ziele zu formulieren. Bestimmte Kriterien sind in Anbetracht der gegenwärtigen Marktsituation verallgemeinerungsfähig.

Ein generelles Ziel ist die Markt- und Kundenorientierung. Die Unternehmen der meisten Branchen agieren in Käufermärkten, die sich durch eine dichte Konkurrenz auszeichnen. Aus diesem Grund sollte die Organisationsstruktur dazu beitragen, das Geschäft auf die Kundenbedürfnisse auszurichten. Ein weiteres verallgemeinerbares Ziel ist die effiziente Nutzung der Ressourcen. Dies bezieht sich sowohl auf die sachlichen Ressourcen, als auch auf den Personaleinsatz und die finanziellen Mittel.

Ein kostenbewusster Umgang mit den Ressourcen trägt zur Stärkung der eigenen Kostenposition bei. Davon profitiert ebenso die Gewinnmarge.

Ebenso sind Organisationsstrukturen heute meist auf das Ziel der Flexibilität ausgerichtet. Die zunehmende Komplexität der Aufgaben und der schnelle Wandel in der Geschäftswelt verlangen nach schneller Anpassung der Unternehmen an die neuen Bedingungen. Flexibilität wird damit in immer stärkerem Ausmaß zum Wettbewerbsfaktor. Die Organisation muss hierbei nicht nur agil auf Veränderungen der Marktlage und Umwelt reagieren, sondern bei entsprechendem Bedarf auch selbst veränderbar sein. Ein Teilziel in diesem Zusammenhang ist eine entsprechende Qualifikation und Motivation der Mitarbeiter. Durch vielseitige Kompetenzen lassen sich Mitarbeiter flexibel einsetzen, während ihr unternehmerisches und selbstständiges Handeln gefördert wird.

MOTIVE FÜR EINE MODERNISIERUNG DER ORGANISATIONSSTRUKTUR

In vielen Unternehmen verhindern festgefahrene Organisationsstrukturen die nachhaltige Umsetzung der eigentlich gesetzten Strategie. Unternehmensziele und Organisationsstruktur sind eng miteinander verzahnt, weshalb die Gestaltung und Modernisierung der Organisationsstruktur von entscheidender Bedeutung für die Flexibilität Ihres Unternehmen und somit automatisch auch für dessen Erfolg ist. Somit ist die Organisation exakt an die mittel- und langfristigen Unternehmensziele anzupassen.

Dabei sind die spezifischen Marktbedingungen genaustens zu berücksichtigen, in denen Ihr Unternehmen operiert. Eine durchdachte Kombination der Elemente Aufgabenspezialisierung, Weisungsbefugnis und Entscheidungen ermöglicht eine optimale Anpassung der Organisationsstruktur Ihres Unternehmens an Ihre individuelle Unternehmensstrategie. Erst nach dieser Anpassung wird es Ihrem Unternehmen möglich sein, Ihre persönlichen Unternehmensziele zu erreichen und außerdem eine maximale Effizienz umzusetzen. 

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WAS FÜR ORGANISATIONSSTRUKTUREN GIBT ES?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine Organisation strukturiert sein kann. Dafür wird eine Organisation, in einem System vertikal und horizontal gegliedert. Wenn eine Organisation vertikal und horizontal gegliedert wird, kann es passieren, dass einem der beiden Möglichkeiten eine größere Rolle zugeschrieben wird. Ist dies der Fall, wird entweder eine hierarchische oder eine flache Organisationsstruktur beschrieben.

In den klassischen Organisationsstrukturen werden beide Ansätze berücksichtigt und in einem eigenen System untergebracht. Gemeinhin werden die funktionale Struktur, die divisionale Struktur, sowie die Matrixorganisation als die klassischen Organisationsstrukturen bezeichnet.

Wenn klassische Organisationsstrukturen angesprochen werden, lässt dies bereits vermuten, dass es auch moderne Alternativen zu den klassischen Ansätzen gibt. Diese können in Form der Teambasierten Organisationsstruktur, der Netzwerk-Organisationsstruktur oder die Helix-Organisation  sein.

Was ist eine vertikale Organisationsstruktur?

Bei einer vertikalen Organisationsstruktur wird eine Hierarchie innerhalb der Organisation aufgebaut. Zu beachten ist, dass nicht das ganze Unternehmen dieser Struktur folgen muss. Es ist möglich, dass diese Struktur nur für einzelne Projekte oder Teams innerhalb der Unternehmensstruktur angewendet wird.

Die hierarchische Organisationsstruktur, beschreibt ein Modell, in dem jede Ebene in dieser Hierarchie mehr Mitarbeiter, als die nächst höhere Ebene. Dafür hat die Ebene mit mehr Mitarbeitern allerdings weniger Einfluss auf die Entscheidungen des Unternehmens. Man spricht hier von einer Entscheidungszentralisation, bei der die Entscheidungskompetenzen an hierarchisch höheren Ebene gebündelt werden.

Die Mitarbeiter auf den unteren Ebenen können so nicht autonom Entscheidungen treffen und so nicht schnell auf Probleme reagieren. Dadurch ist allerdings gewährleistet, dass die Entscheidungen, die von einem Unternehmen getroffen werden, zum einen schnell getroffen werden können, da sie keine weiteren Abstimmungen erfordern und zum anderen sehr konsistent sind.

Pro:   

  • Hohe Kontrolle und Konsistenz
  • Kurzer Prozess der Entscheidungsfindung
  • Durch klare Ebenen können Mitarbeiter motiviert werden           

Contra:

  • Geringe Autonomie der Mitarbeiter
  • Geringe Fähigkeit auf Probleme zu reagieren

Was ist eine horizontale Organisationsstruktur?

Bei einer horizontalen Organisationsstruktur werden die Mitarbeiter entlang einer flachen Unternehmenshierarchie verteilt. Auch hier muss nicht das gesamte Unternehmen dieser Struktur folgen.

Bei der flachen Organisationsstruktur werden die Entscheidungen des Unternehmens kollaborativ getroffen. Besonderes Merkmal dieser Organisationsstruktur ist, dass Mitarbeiter mit verschiedenen Fachkenntnissen zusammenarbeiten. Diese bilden funktionsübergreifende Arbeitsteams, um Aufgaben und Projekte zu realisieren und Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungen werden so allerdings gemeinsam getroffen, somit können große Entscheidungen jedoch nur langsam getroffen werden.

Durch diese Art der Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird deren Kreativität gefördert. Ebenfalls können die einzelnen Mitarbeiter in einer horizontalen Organisationsstruktur schneller auf Probleme reagieren und diese so schon früh vermeiden können. Diese vielfältigen Entscheidungen können allerdings auch wieder oft widersprüchlich sein und so zu neuen Problemen führen.

Pro:

  • Förderung der Kreativität
  • Fördert die Zusammenarbeit und Eigeninitiative der Mitarbeiter
  • Beschleunigt die Implementierung neuer Ideen

Contra:

  • Geringe Konsistenz der Entscheidungen
  • Neue Probleme durch widersprüchliche Entscheidungen

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WAS IST EINE FUNKTIONALE STRUKTUR?

Funktional sind Organisationsstrukturen nach Aufgabenfeldern gegliedert. Dazu gehören beispielsweise die Funktionen Produktion, Einkauf, Marketing oder Vertrieb. Diese Strukturierung ist gekennzeichnet von einer Spezialisierung auf die jeweiligen Aufgaben. Entsprechende Einheiten des Unternehmens können intern eine spezifischere Aufgabenspezialisierung beinhalten. Ausschlaggebend für die Einordnung als funktionale Struktur ist die zweite Führungsebene. So können der Marketing-Abteilung intern die Aufgabenbereiche Marktforschung und PR zugeordnet sein. Ebenso ist eine Organisationsstruktur denkbar, in der Funktionsbereiche nach Produkttypen gegliedert sind. Auch Aufteilung nach Kunden oder Regionen sind möglich.

Die Weisungsbefugnis gestaltet sich in der funktionalen Strukturierung meist so, dass jeder Mitarbeiter einen Vorgesetzten hat. Dieser kann durch Stäbe ergänzt sein. Die Struktur weist eine hohe Abhängigkeit der einzelnen Funktionsbereiche voneinander auf. Kein Bereich ist ohne den anderen eigenständig handlungsfähig. Der Abstimmungsbedarf der funktionalen Bereiche ist daher hoch, daher ist eine gut funktionierende innerbetriebliche Kommunikation essenziell. In funktionalen Organisationen ist die Zentralisierung der Entscheidungen typisch. Diese Organisationsstruktur ermöglicht durch den hohen Grad an Spezialisierung und Funktionsbündelung Größenvorteile. 

Pro:

  • Spezialisierung der Mitarbeiter wird gefördert
  • Einfach an die größe des Unternehmens anpassbar
  • Autonomie der verschiedenen Abteilungen

Contra:

  • Hohe Abhängigkeit der einzelnen Funktionsbereiche voneinander
  • Erfordert eine gut funktionierende innerbetriebliche Kommunikation

WAS IST EINE DIVISIONALE ORGANISATION?

Eine divisionale Organisationsstruktur gliedert die Organisation nach Objekten, Märkten, Regionen und Kunden. Die entstehenden Organisationseinheiten lassen sich als Sparten oder Divisionen betrachten. Intern können diese wiederum funktional oder nach Objekten untergliedert sein. Entscheidend für die Einordnung als divisionale Organisation ist die Struktur der zweiten Führungsebene.

In divisional strukturierten Organisationen lassen sich bestimmte Funktionen zentral bündeln, sofern sämtliche Sparten auf sie angewiesen sind. So ermöglicht eine gemeinsame Beschaffung für die Divisionen deutliche Größenvorteile. Andere Bereiche sind grundsätzlich für die Unternehmensführung erforderlich, so beispielsweise das Controlling.

Anders als bei der funktionalen Struktur besteht ein geringer Abstimmungsbedarf zwischen den Einheiten. Die verschiedenen Divisionen agieren weitgehend eigenständig und erbringen selbstständig unternehmerische Leistungen. Entscheidungen erfolgen entsprechend meist dezentral, da jede Division ihr Geschäft am besten kennt. Die gute Marktkenntnis der einzelnen Divisionen ermöglicht eine hohe Markt- und Kundenorientierung.

Pro:

  • Unterstützt die Dynamik großer Unternehmen
  • Geringer Abstimmungsbedarf
  • Fördert die Autonomie der einzelnen Einheiten

Contra:

  • Erschwert die Kommunikation unter den einzelnen Abteilungen
  • Entscheidungsdezentralisation

WAS IST EINE MATRIXORGANISATION?

Als Mischform aus funktionaler und divisionaler Struktur ermöglicht eine Matrixorganisation gleichzeitig die Gliederung nach Funktionen und Objekten. Hier kann sich eine Gliederung nach einer Funktion (beispielsweise Marketing oder Einkauf) mit einer Gliederung nach Objekten (beispielsweise Region) überschneiden. Auch die daraus gebildeten Einheiten können intern funktional oder divisional untergliedert sein.

Die Weisungsbefugnis ist in einer solchen Organisationsform gleichberechtigt. Mitarbeiter der nachgeordneten Organisationseinheit können gleichberechtigte Weisungen vom Vorgesetzten für eine bestimmte Region und vom Vorgesetzten für eine bestimmte Funktion erhalten. Das entstehende Konfliktpotential ist in der Organisationspraxis meist dadurch abgeschwächt, dass eine der Weisungsbefugnisse Übergewicht bei bestimmten Entscheidungen hat. Damit nähert sich die Matrixorganisation meist einer funktionalen oder divisionalen Organisationsstruktur an.

Pro:

  • Kurze Kommunikationswege
  • Möglichkeit der flexiblen Anpassung
  • Fördert die Möglichkeiten zur Personalentwicklung

Contra:

  • Ohne Entscheidungshierarchie, kann es zu Konflikten zwischen den Abteilungsleitern kommen
  • Gefahr vieler Kompromisse

WAS IST EINE TEAMBASIERTE ORGANISATIONSSTRUKTUR?

In der teambasierten Organisationsstruktur arbeiten die Abteilungen eines Unternehmens in verschiedene Teams. Diese Struktur soll dazu beitragen, die traditionellen Hierarchien aufbrechen, in dem der Erfahrung, welche die Mitarbeiter mitbringen, eine größere Bedeutung zugeschrieben wird, als deren Dienstalter. Dies widerspricht damit allerdings den Vorstellungen vieler Unternehmen, die zu einer hierarchischen Struktur neigen.  

Durch die flexible Struktur werden die traditionellen Karrieremodelle verändert und ermöglichen so flexible Laufbahnen, in denen die Mitarbeiter ihre Skills fördern können. Dadurch sind die verschiedenen Aufstiegswege für die Mitarbeiter allerdings nur schwierig nachvollziehbar.

Durch das Arbeiten in Teams kann ebenfalls dazu beitragen, die Leistungen der Mitarbeiter zu steigern. Fokus liegt in dieser Organisationsstruktur immer auf der Lösung eines Problems oder einer Aufgabe, um die Produktivität und das Wachstum des Unternehmens zu steigern.

Pro:

  • Erfahrung ist wichtiger als Dienstalter
  • Distanzierung von traditionellen Karrieremodellen
  • Fördert Leistung und Transparenz der Mitarbeiter

Contra:

  • Nicht mit den Vorstellungen hierarchischer Strukturen vereinbar
  • Aufstiegsmöglichkeiten nur schwierig nachzuvollziehen
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WAS IST EINE NETZWERK-ORGANISATIONSSTRUKTUR?

Netzwerk-Organisationsstrukturen sind, wie der Name bereits vermuten lässt, ähnlich einem Netzwerk aufgebaut. Besonders Unternehmen, die mit vielen freien Mitarbeitern, Subunternehmen und externen Standorten arbeiten, weisen eine solche Organisationsstruktur auf.

Die Netzwerk-Struktur zeigt hier die Verteilung der verschiedenen Abteilungen und Ressourcen, die dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Mit ihr kann aber auch eine interne Struktur eines Betriebs beschrieben werden, in der weniger eine Hierarchie verfolgt wird, sondern eher eine offene Kommunikation und autonomes Arbeiten gefördert wird. Verbunden sind alle Mitarbeiter dennoch durch die gemeinsamen Ziele des Unternehmens.

Durch das autonome Arbeiten der Mitarbeiter und die verschiedenen externen Prozesse, die in der Netzwerk-Organisationsstruktur begünstigt werden, kann sich die Komplexität eines Unternehmens allerdings auch schnell erhöhen. Dadurch können gerade neue Mitarbeiter die Unternehmensstruktur nur schwer erfassen.

Pro:

  • Visualisiert das Netz der Beziehungen und Ressourcen der Organisationsstruktur
  • Ermöglicht eine agile Organisationsstruktur
  • Fördert die Eigeninitiative der Mitarbeiter

Contra:

  • Viele externe Prozesse machen die Organisationsstruktur zunehmend komplexer
  • Mitarbeiter können die gesamte Unternehmensstruktur nur schwer nachvollziehen

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