Unternehmensorganisation:

Von Ablauf- bis Aufbau-organisation

Die Unternehmensorganisation beschreibt die Gesamtheit der Arbeitsweisen unterschiedlicher struktureller Bestandteile des Unternehmens, sowie die Abstimmung dieser Komponenten aufeinander. Sie ist vor dem Hintergrund der übergeordneten Unternehmensziele zu verstehen. Die aus den Zielen abgeleitete Unternehmensstrategie bildet den Rahmen, an den die Aufbauorganisation und Ablauforganisation des Unternehmens anzupassen sind.

Mit kompetenter Beratung durch die WCGgelangen Sie zu einer Unternehmensorganisation, die Ihren strategischen Zielen entspricht und Ihre Unternehmenskultur berücksichtigt.

Definition und Überblick

Die Unternehmensorganisation lässt sich als langfristiger Rahmen für die Struktur eines Unternehmens verstehen. Dabei berücksichtigt die Organisation die Ausrichtung und die Kompetenzen des Unternehmens ebenso wie die Mitarbeiter.

Die Organisation eines Unternehmens ist eine individuelle Angelegenheit, sodass jeder Betrieb seine eigene, auf seine jeweiligen Begebenheiten abgestimmte Organisation benötigt. In jeder Unternehmensorganisation finden sich zum einen Strukturen, die sich bewährt haben und zum anderen Strukturen, die einer Optimierung bedürfen.

Für bewährte Strukturen besteht eine wichtige Aufgabe in der Organisationserhaltung. Überkommene oder verbesserungswürdige Strukturen bedürfen einer Organisationsveränderung. In diesem Zusammenhang haben sich Ansätze wie Change Management oder Prozessoptimierung bewährt. In der Organisationsentwicklung ist es das Ziel, das Potenzial der vorhandenen Organisation bestmöglich auszuschöpfen. Neue Prozesse sind an die Unternehmensorganisation anzupassen und im weiteren Verlauf kontinuierlich zu überdenken, beziehungsweise zu verbessern.

Stellenwert der Unternehmensorganisation

Für den unternehmerischen Erfolg sind gute Organisationsstrukturen ein wesentlicher Beitrag. Schon in der Gründungsphase empfiehlt es sich für Unternehmen, die Organisation von Beginn an im Blick zu behalten. Auf diese Weise lassen sich die entstehenden Strukturen in ihrer Entwicklung beobachten und fortwährend an die Unternehmensziele anpassen. Somit lässt sich vermeiden, dass Strukturen willkürlich wachsen und sich möglicherweise als ineffizient erweisen.

Die Unternehmensorganisation ist nicht als Selbstzweck zu betrachten. Sie dient stets der Erreichung bestimmter Ziele oder Teilziele. Hierbei können verschiedene Unternehmensabteilungen verschiedene Ziele haben, für die entsprechende Organisationsstrukturen zu entwickeln sind. In sämtlichen Unternehmenseinheiten entscheidet die Organisation in erheblichen Ausmaß darüber, ob die Arbeitsabläufe effizient sind. Die Ziele können sich im Verlauf der Zeit ändern. Dies erfordert eine Anpassung der Organisation. Wer seine Organisation genau kennt und ihre Entwicklung aktiv beeinflusst, kann bei Veränderungen leichter Anpassungen vornehmen.

Aufbauorganisation

Von der Festlegung organisatorischer Einheiten bis zu den Kommunikationswegen

Die Unternehmensorganisation lässt sich grundsätzlich in zwei Dimensionen betrachten: die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation. Die Aufbauorganisation entscheidet über die Gliederung des Unternehmens in Bereiche, Abteilungen und Hierarchieebenen. Es geht also um die Festlegung organisatorischer Einheiten sowie ihrer Beziehungen zueinander. Auch die Kommunikationswege der Einheiten sind ein wichtiger Gegenstand der Aufbauorganisation.

In der Aufbauorganisation spielt die jeweilige Unternehmenskultur eine wichtige Rolle. Diese ist ausschlaggebend dafür, wie die Hierarchien im Betrieb festzulegen sind. Es geht hierbei beispielsweise um die Frage, wie Zuständigkeiten delegiert werden und wie sich Weisungsbefugnisse gestalten. Umgekehrt bildet die Aufbauorganisation auch den Rahmen dafür, wie Mitarbeiter die Unternehmenskultur wahrnehmen.

Die Aufbauorganisation bezieht sich dabei auch auf einzelne Abteilungen, Stellen und Mitarbeiter. Während sich aus der Aufbauorganisation die Zuständigkeiten ableiten lassen, lässt sie noch keinen Rückschluss auf die konkreten Arbeitsprozesse gleichrangiger Abteilungen zu. Diese sind Gegenstand der Ablauforganisation.

Ablauforganisation

Von der optimalen Nutzung der vorhandenen Ressourcen bis zur Gestaltung der Arbeitsplätze

Die Ablauforganisation dient der Strukturierung der Arbeitsprozesse, sowohl zeitlich als auch räumlich. Diese Organisationsform basiert auf den Ergebnissen der Aufbauorganisation und verbindet die einzelnen Aufgaben mit den zur Erfüllung erforderlichen Maßnahmen. Zu unterscheiden sind hier unter anderem die Organisation der Arbeitsinhalte, der Arbeitszeit und des Arbeitsraums. In der modernen Organisationstheorie finden sich im Zusammenhang mit der Ablauforganisation Begriffe wie Prozessmanagement sowie Workflow-Management. Da es in der Ablauforganisation um eine möglichst effiziente Abstimmung der Prozesse mit den Unternehmenszielen geht, spielt die fortlaufende Prozessoptimierung eine wichtige Rolle. Jeder Prozess soll optimal zur direkten oder indirekten betrieblichen Wertschöpfung beitragen.

Zu den wesentlichen Zielen der Ablauforganisation gehört es, die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal zu nutzen. Ein weiteres Ziel besteht in einer Minimierung der Bearbeitungszeiten sowie der Bearbeitungs- und Durchlaufkosten. Auch die humane und angenehme Gestaltung der Arbeitsplätze gehört zur Ablauforganisation.

Zu aktuellen Herausforderungen der Ablauforganisation oder des Prozessmanagements gehört die flexible Anpassung an neue Begebenheiten. Weiterhin sollen die Prozesse bei sämtlichen Mitarbeitern zu einer Identifikation mit ihren Zuständigkeiten beitragen. Ein Bewusstsein für die jeweilige Verantwortung in der Ablauforganisation sowie für die angestrebten Ziele sind in diesem Zusammenhang essenziell. Zu den Mitteln der Prozessoptimierung gehört die Standardisierung. Strukturierte sowie standardisierte Organisationsabläufe senken die Fehleranfälligkeit und tragen zu transparenteren Prozessen bei.

Erfolgsfaktor Mitarbeiter für die Organisationsentwicklung

Häufig stehen dem Unternehmenserfolg alte Organisationsstrukturen im Weg. Bleibt die alte Organisation zu lange erhalten, fällt dem Betrieb die Anpassung an eine dynamische Umwelt schwerer. Wenn Sie als Unternehmer Ihre Strukturen schneller an veränderte Umstände anpassen können als andere, haben Sie einen Wettbewerbsvorteil. Im Zuge der Organisationsentwicklung ist es essenziell, Ihre Mitarbeiter aktiv miteinzubeziehen.

Falsche Strukturen bilden sich oft heraus, da Entscheidungen über die Organisation ohne das Fachwissen der Belegschaft getroffen werden. Speziell in Detailfragen profitiert die Organisationsentwicklung von der Kompetenz der Mitarbeiter in den verschiedenen Abteilungen. Dieser partizipative Ansatz ist gleichermaßen der Motivation der Mitarbeiter dienlich. Sie werden es als Wertschätzung wahrnehmen, in den Entscheidungsprozess mit eingebunden zu werden.

Entwicklung und Modernisierung der Organisationsstruktur

Die Herausforderung der Unternehmensorganisation ist eine kontinuierliche. Ein fachkundiger externer Berater unterstützt Sie in sämtlichen Phasen von der Festlegung der strategischen Ziele über die Etablierung der Organisationsstrukturen bis zur fortlaufenden Prozessoptimierung. Die WCGverfügt über umfassende Erfahrung in der Gestaltung und Begleitung von Organisations-Aufgaben in verschiedenen Branchen.

Gerade die Optimierung der Ablauforganisation ist mit hohem zeitlichem und personellem Aufwand verbunden, der die Kapazitäten mittelständischer Unternehmen übersteigt. In dieser Herausforderung unterstützen wir sie durch detaillierte Analysen Ihrer gegenwärtigen Prozesse und begleiten Sie durch sämtliche Phasen in der kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung Ihrer Organisation an Ihre unternehmerischen Ziele.